keyboard_arrow_up

Schade? Wij doen er alles aan om dit snel voor u op te lossen.

Conflicterende situaties

Procedure voor (mogelijk) conflicterende situaties

Binnen onze groep voeren wij zowel de functie van bemiddelaar als gevolmachtigd agent uit. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. Onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten zijn in verschillende rechtspersonen ondergebracht, met een afzonderlijke jaarrekening.

Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gescheiden is er geen sprake van een zuivere taakscheiding tussen onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten, dit zou het door ons beoogde efficiencyvoordeel schaden. De bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden zijn beschreven in ons elektronisch organisatiehandboek.

Ondanks de door ons getroffen maatregelen kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en onze functie als bemiddelaar. Wij hebben hiervoor het navolgende beleid geformuleerd:

  • wij hebben een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van onze bemiddelingsactiviteiten en onze volmachtactiviteiten;
  • de directeur van het volmachtbedrijf is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid;
  • indien de in ons elektronisch organisatiehandboek genoemde procedures, werkinstructies en overige
    documenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende
    volmachten) gehandeld dient te worden, beslist de directeur van het volmachtbedrijf;
  • beslissingen om af te wijken van de in het elektronisch organisatiehandboek genoemde procedures, instructies
    en overige documenten worden genomen:
    1. binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de directeur van het volmachtbedrijf;
    2. in afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de directeur van het volmachtbedrijf en van de volmachtgever.
  • de beslissing c.q. toestemming van de directeur van het volmachtbedrijf en indien nodig de toestemming van de volmachtgever wordt vastgelegd en gearchiveerd.